การติดต่อสื่อสาร
ความสำคัญและความหมายของการติดต่อสื่อสาร
ในการดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ ของธุรกิจหรือหน่วยงานใด ๆ ก็ตามจะต้องอาศัยการติดต่อสื่อสารระหว่างกัน โดยมีจุดประสงค์เพื่อแลกเปลี่ยนข่าวสาร ข้อมูล ความรู้ ความคิด อันก่อให้เกิดความเข้าใจอันดีระหว่างกัน งานด้านการติดต่อสื่อสารจึงเป็นหัวใจสำคัญของงานเลขานุการ ที่จำเป็นจะต้องมีความสามารถในการสื่อสารกับผู้อื่นได้อย่างดี ไม่ว่าจะเป็นการพูด การฟัง การเขียน การอ่าน ตลอดจนมีความสามารถในการใช้เครื่องมือสื่อสารชนิดต่าง ๆ ได้อย่างถูกต้อง
นอกจากนี้ การติดต่อสื่อสาร (Communication) ยังช่วยให้การดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ ของหน่วยงานเป็นไปอย่างถูกต้องตรงตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้ ก่อให้เกิดผลสำเร็จในการปฏิบัติงาน ฉะนั้น งานด้านการติดต่อสื่อสารจึงเป็นกระบวนการที่ใช้ส่งเรื่องราวข่าวสาร ข้อความ เรื่องและภาพ ไปมาระหว่างกันทั้งภายในหน่วยงาน (Internal Communication) และภายนอกหน่วยงาน (External Communication)
สรุป การติดต่อสื่อสาร (Communication) หมายถึง การส่งข้อมูลข่าวสารจากบุคคลหนึ่งไปยังบุคคลหนึ่ง หรือหลายคน เพื่อให้เข้าใจความหมายของข้อมูลข่าวสารที่ผู้ส่งส่งไป และเกิดความเข้าใจอันดีระหว่างกัน ซึ่งการส่งข่าวสารอาจอยู่ในรูปของการสื่อสารด้วยวาจา ลายลักษณ์อักษร การใช้กิริยาท่าทางอย่างหนึ่งอย่างใดก็ได้ โดยอาศัยช่องทางในการติดต่อสื่อสาร
ประโยชน์ของการติดต่อสื่อสาร
· งานบรรลุวัตถุประสงค์ได้อย่างราบรื่น
· เกิดความรู้สึกที่ดีต่อกัน มีความสามัคคี
· เสริมสร้างขวัญและกำลังใจในการทำงาน
· ลดข้อขัดแย้งที่เกิดจากความไม่เข้าใจกัน
· ประหยัดทรัพยากรในการทำงาน
· ประหยัดเวลา แรงงาน และค่าใช้จ่าย
· ป้องกันการทำงานซ้ำซ้อ
ประเภทของการติดต่อสื่อสาร
1. การติดต่อสื่อสารภายใน (Internal Communication) มีวัตถุประสงค์ให้บุคลากรภายในหน่วยงานได้ทราบข่าวคราว ความเคลื่อนไหวต่าง ๆ เพื่อชี้แจง กฎ ระเบียบต่าง ๆ ที่กำหนดขึ้น ทำได้ 2 วิธีคือ
1.1 การติดต่อด้วยวาจาหรือคำพูด มีความสะดวก รวดเร็ว ประหยัดเงิน ให้ความรู้สึกเป็นกันเอง สังเกตความจริงใจได้ และได้ข้อมูลย้อนกลับทันที
1.2 การติดต่อด้วยลายลักษณ์อักษร เป็นทางการและมีหลักฐานชัดเจน สามารถอ่านทวนความได้ทุกเวลาหรือสถานที่
การติดต่อสื่อสารภายใน สามารถแบ่งได้ 3 ลักษณะ คือ
1. การติดต่อสื่อสารในระดับเดียวกัน ไม่เป็นพิธีการ ง่ายแก่การเข้าใจ
2. การติดต่อสื่อสารจากเบื้องบนสู่เบื้องล่าง เป็นพิธีการ และมักเป็นการสื่อสารทางเดียว
3. การติดต่อสื่อสารจากเบื้องล่างสู่เบื้องบน เป็นพิธีการเช่นเดียวกันการสื่อสารจากบนสู่ล่าง
2. การติดต่อสื่อสารภายนอก (External Communication)
คือ การติดต่อสื่อสารระหว่างสำนักงานกับบุคคลภายนอกหรือหน่วยงานภายนอกสำนักงาน ลักษณะของการติดต่อสื่อสารภายนอกได้แก่
1. การต้อนรับ
2. การนัดหมาย
3. จดหมายออก และจดหมายเข้า
4. โทรศัพท์ โทรสาร และจดหมายอิเล็กทรอนิกส์
5. การใช้บริการจากบริษัท กสท. โทรคมนาคม จำกัด
6. การใช้บริการบริษัทไปรษณีย์ไทย
7. การใช้บริการสื่อมวลชนต่าง ๆ
8. สิ่งตีพิมพ์ของบริษัท
9. คำปราศรัย
10. ข้อความโฆษณา
รูปแบบของการติดต่อสื่อสารในสำนักงาน
สำนักงานขนาดเล็กมักจะใช้รูปแบบการติดต่อสื่อสารทางเสียงหรือคำพูด ส่วนสำนักงานขนาดใหญ่มักใช้รูปแบบการติดต่อสื่อสารได้ครบทุกด้าน ซึ่งอาจแบ่งรูปแบบการติดต่อสื่อสารในสำนักงานได้ 4 ชนิด คือ
1. เสียงหรือคำพูด นิยมใช้โทรศัพท์ในการติดต่อสื่อสาร โดยเฉพาะระบบโทรศัพท์ตอบรับ จะช่วยลดต้นทุนพนักงานในการรับโทรศัพท์ และเกิดความรวดเร็วในการให้บริการ นอกจากนี้ยังมีเครื่องบันทึกเทปที่ใช้บันทึกคำพูดสั่งการของผู้บังคับบัญชาอีกด้วย
2. คำ เป็นรูปแบบการติดต่อสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรหรือการเขียนนั่นเอง
3. ภาพ เป็นรูปแบบการติดต่อสื่อสารที่ถ่ายทอดในรูปแบบไร้คำ ไร้เสียง และไร้ตัวเลข แต่เป็นการสื่อสารด้วยภาพ หรือสัญลักษณ์ต่าง ๆ
4. ข้อมูล เป็นรูปแบบการติดต่อสื่อสารที่ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เป็นช่องทางในการติดต่อระหว่างกัน ถ้าเป็นการติดต่อสื่อสารภายในหน่วยงานเดียวกันเรียกว่า ระบบอินทราเน็ต (Intranet) ถ้าเป็นการติดต่อสื่อสารภายนอกสำนักงานไปยังเครือข่ายทั่วโลก เรียกว่า ระบบอินเทอร์เน็ต (Internet)
