การติดต่อสื่อสาร

การติดต่อสื่อสาร

ความสำคัญและความหมายของการติดต่อสื่อสาร

        ในการดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ ของธุรกิจหรือหน่วยงานใด ๆ ก็ตามจะต้องอาศัยการติดต่อสื่อสารระหว่างกัน  โดยมีจุดประสงค์เพื่อแลกเปลี่ยนข่าวสาร ข้อมูล ความรู้ ความคิด อันก่อให้เกิดความเข้าใจอันดีระหว่างกัน   งานด้านการติดต่อสื่อสารจึงเป็นหัวใจสำคัญของงานเลขานุการ ที่จำเป็นจะต้องมีความสามารถในการสื่อสารกับผู้อื่นได้อย่างดี ไม่ว่าจะเป็นการพูด การฟัง การเขียน การอ่าน ตลอดจนมีความสามารถในการใช้เครื่องมือสื่อสารชนิดต่าง ๆ ได้อย่างถูกต้อง

        นอกจากนี้ การติดต่อสื่อสาร (Communication) ยังช่วยให้การดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ ของหน่วยงานเป็นไปอย่างถูกต้องตรงตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้ ก่อให้เกิดผลสำเร็จในการปฏิบัติงาน  ฉะนั้น งานด้านการติดต่อสื่อสารจึงเป็นกระบวนการที่ใช้ส่งเรื่องราวข่าวสาร ข้อความ เรื่องและภาพ ไปมาระหว่างกันทั้งภายในหน่วยงาน (Internal Communication) และภายนอกหน่วยงาน (External Communication)

        สรุป  การติดต่อสื่อสาร (Communication)  หมายถึง  การส่งข้อมูลข่าวสารจากบุคคลหนึ่งไปยังบุคคลหนึ่ง หรือหลายคน เพื่อให้เข้าใจความหมายของข้อมูลข่าวสารที่ผู้ส่งส่งไป และเกิดความเข้าใจอันดีระหว่างกัน ซึ่งการส่งข่าวสารอาจอยู่ในรูปของการสื่อสารด้วยวาจา ลายลักษณ์อักษร การใช้กิริยาท่าทางอย่างหนึ่งอย่างใดก็ได้ โดยอาศัยช่องทางในการติดต่อสื่อสาร

ประโยชน์ของการติดต่อสื่อสาร

·     งานบรรลุวัตถุประสงค์ได้อย่างราบรื่น

·    เกิดความรู้สึกที่ดีต่อกัน มีความสามัคคี

·    เสริมสร้างขวัญและกำลังใจในการทำงาน

·    ลดข้อขัดแย้งที่เกิดจากความไม่เข้าใจกัน

·    ประหยัดทรัพยากรในการทำงาน

·    ประหยัดเวลา แรงงาน และค่าใช้จ่าย

·    ป้องกันการทำงานซ้ำซ้อ

ประเภทของการติดต่อสื่อสาร

  1.  การติดต่อสื่อสารภายใน (Internal Communication)  มีวัตถุประสงค์ให้บุคลากรภายในหน่วยงานได้ทราบข่าวคราว ความเคลื่อนไหวต่าง ๆ เพื่อชี้แจง กฎ ระเบียบต่าง ๆ ที่กำหนดขึ้น ทำได้ 2 วิธีคือ  

                1.1  การติดต่อด้วยวาจาหรือคำพูด  มีความสะดวก รวดเร็ว ประหยัดเงิน ให้ความรู้สึกเป็นกันเอง สังเกตความจริงใจได้ และได้ข้อมูลย้อนกลับทันที

                1.2  การติดต่อด้วยลายลักษณ์อักษร  เป็นทางการและมีหลักฐานชัดเจน สามารถอ่านทวนความได้ทุกเวลาหรือสถานที่

        การติดต่อสื่อสารภายใน สามารถแบ่งได้ 3 ลักษณะ คือ

1.      การติดต่อสื่อสารในระดับเดียวกัน  ไม่เป็นพิธีการ ง่ายแก่การเข้าใจ

2.      การติดต่อสื่อสารจากเบื้องบนสู่เบื้องล่าง เป็นพิธีการ และมักเป็นการสื่อสารทางเดียว

3.      การติดต่อสื่อสารจากเบื้องล่างสู่เบื้องบน  เป็นพิธีการเช่นเดียวกันการสื่อสารจากบนสู่ล่าง

2.  การติดต่อสื่อสารภายนอก (External Communication)

        คือ การติดต่อสื่อสารระหว่างสำนักงานกับบุคคลภายนอกหรือหน่วยงานภายนอกสำนักงาน  ลักษณะของการติดต่อสื่อสารภายนอกได้แก่

            1.         การต้อนรับ

            2.      การนัดหมาย

          3.      จดหมายออก และจดหมายเข้า

          4.      โทรศัพท์ โทรสาร และจดหมายอิเล็กทรอนิกส์

         5.      การใช้บริการจากบริษัท กสท. โทรคมนาคม จำกัด

         6.      การใช้บริการบริษัทไปรษณีย์ไทย

         7.      การใช้บริการสื่อมวลชนต่าง ๆ

        8.      สิ่งตีพิมพ์ของบริษัท

        9.      คำปราศรัย

       10.    ข้อความโฆษณา

รูปแบบของการติดต่อสื่อสารในสำนักงาน

        สำนักงานขนาดเล็กมักจะใช้รูปแบบการติดต่อสื่อสารทางเสียงหรือคำพูด ส่วนสำนักงานขนาดใหญ่มักใช้รูปแบบการติดต่อสื่อสารได้ครบทุกด้าน  ซึ่งอาจแบ่งรูปแบบการติดต่อสื่อสารในสำนักงานได้ 4 ชนิด คือ

        1.  เสียงหรือคำพูด  นิยมใช้โทรศัพท์ในการติดต่อสื่อสาร โดยเฉพาะระบบโทรศัพท์ตอบรับ จะช่วยลดต้นทุนพนักงานในการรับโทรศัพท์ และเกิดความรวดเร็วในการให้บริการ  นอกจากนี้ยังมีเครื่องบันทึกเทปที่ใช้บันทึกคำพูดสั่งการของผู้บังคับบัญชาอีกด้วย

        2.  คำ  เป็นรูปแบบการติดต่อสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรหรือการเขียนนั่นเอง

        3.  ภาพ  เป็นรูปแบบการติดต่อสื่อสารที่ถ่ายทอดในรูปแบบไร้คำ ไร้เสียง และไร้ตัวเลข แต่เป็นการสื่อสารด้วยภาพ หรือสัญลักษณ์ต่าง ๆ

        4.  ข้อมูล  เป็นรูปแบบการติดต่อสื่อสารที่ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เป็นช่องทางในการติดต่อระหว่างกัน  ถ้าเป็นการติดต่อสื่อสารภายในหน่วยงานเดียวกันเรียกว่า ระบบอินทราเน็ต (Intranet) ถ้าเป็นการติดต่อสื่อสารภายนอกสำนักงานไปยังเครือข่ายทั่วโลก เรียกว่า ระบบอินเทอร์เน็ต (Internet)